A terceirização e sistema Milk Run: entenda as vantagens

abril 04 2018

O sistema Milk Run é um modelo administrativo muito utilizado pelas montadoras de veículos, mas que pode ser perfeitamente ajustado para outros tipos de indústria e mesmo para organizações comerciais.

O artigo de hoje abordará a aplicação do sistema no gerenciamento de estoques, com o objetivo de fornecer uma noção que permita ao leitor compreender bem o seu conceito.

Também serão tratados seu funcionamento, suas vantagens — inclusive para as empresas de logística e de transporte —, seu fundamento (o sistema Just-in-time) e algumas considerações sobre sua implementação.

Vale a pena informar-se sobre o tema, principalmente por sua alta eficiência (procedimentos corretamente executados) e pela sua eficácia (resultados produzidos), o que resulta em ganhos financeiros e operacionais. Boa leitura!

O que é o sistema Milk Run

O Milk Run é um sistema de suprimento de materiais que se caracteriza por uma alta frequência na reposição de estoques, mediante coletas programadas junto aos fornecedores.

O nome (em português: “corrida do leite”) faz referência à forma de entrega de laticínios na Inglaterra, no início do século XX. Um único entregador retirava as mercadorias em diversos produtores e as entregava nas residências. Ao mesmo tempo, coletava os litros vazios deixados pelos consumidores.

A ideia básica continua a mesma: não permitir o acúmulo de estoques. Mas é claro que, nos dias atuais, o sistema ganhou muito em complexidade, em razão da própria dinâmica dos processos de produção.

Para melhor visualizar o procedimento, nada melhor que um exemplo, ilustrado a seguir.

Coleta programada

Nesse exemplo, a fábrica X produz a mercadoria A. Para tanto, utiliza as matérias-primas B, C e D, fornecidas, respectivamente, pelas empresas W, Y e Z.

X pretende produzir determinado número de unidades de A. Entra em contato com seus fornecedores e solicita certa quantidade de B, C e D. Assim, um veículo da fábrica se dirige aos fornecedores (W, Y e Z) e, num único percurso, retira as matérias-primas e as entrega em seu próprio estabelecimento.

Nesse exemplo é fácil perceber a diferença entre o Milk Run e as formas de entrega tradicionais: em vez de os fornecedores entregarem os produtos, é o comprador quem os retira, com seu próprio caminhão. Por outro lado, o momento da retirada também é determinado pelo adquirente, em dia e horário previamente definidos.

O conceito de Just-in-time

O sistema Milk Run (MR) — tem como base o conceito de Just-in-time (em português: “na hora certa”), uma forma de administrar processos produtivos cuja caraterística maior é não permitir que nada venha a ser produzido, comprado ou transportado antes do momento apropriado.

Desse modo, o sistema visa à redução de estoques e, consequentemente, diminuição de custos — seja por evitar perdas ou obsolescência, seja por não empatar considerável soma de capital com mercadorias estocadas por longo tempo.

Condições para o funcionamento do sistema

No exemplo acima já foi possível perceber uma característica fundamental do sistema Milk Run: a necessidade de uma coleta minuciosamente programada. Porém, outros aspectos devem ser explicados, para um melhor entendimento do método.

Sincronia entre departamentos da fábrica

Um fator essencial é o trabalho em conjunto de vários setores da empresa, principalmente os de compras, produção, marketing, logística e vendas.

De fato, não há como executar adequadamente o procedimento sem uma sintonia entre tais departamentos. O setor produtivo deve definir sua programação de produção para, a partir daí, acionar os responsáveis pela aquisição dos insumos, dentro dos prazos adequados, o que requer uma negociação precisa com seus fornecedores.

Por outro lado, cabe à logística organizar e supervisionar todo o fluxo de materiais, desde o contato com determinado fornecedor até a distribuição dos produtos acabados. E isso tudo não faria sentido sem uma previsão — de modo mais exato possível — das saídas dos artigos fabricados, o que compete às seções de marketing e de vendas.

Sincronia entre a fábrica e seus fornecedores

Igualmente necessária é a atuação — em mesmo ritmo — do comprador (a fábrica) e dos vendedores (fornecedores). E isso é bastante óbvio, pois de nada adiantará um esquema perfeitamente planejado pelo produtor se ele não puder contar com a colaboração daqueles que abastecerão seus estoques.

Nesse ponto, são necessários funcionários competentes (tanto em formação profissional como no modo de atuar) em ambos os lados, de forma a garantir uma excelente execução do serviço — contratação, disponibilização e retirada dos insumos negociados.

Sincronia entre a fábrica e empresas de logística e de transporte

Para muitas organizações empresariais, as atividades de logística e de transporte — apesar de importantíssimas — não representam uma atividade-fim (isto é, seu principal objeto de negócio). Desse modo, elas preferem terceirizar tais tarefas.

Aqui surge uma grande oportunidade de expansão para as firmas que atuam nesse ramo econômico. Mas não para qualquer empresa do setor, e sim para aquelas que dominem o transporte de carga na modalidade de entregas programadas.

Sendo assim, a instituição de logística que venha a ser contratada por uma fábrica deverá cuidar desse aspecto: trabalhar em absoluta sincronia com seu contratado, de modo a não haver prejuízos para nenhuma das partes na negociação.

Vantagens do método

Quando planejado com eficiência, o sistema Milk Run pode trazer muitas vantagens, dentre as quais podem ser mencionadas:

  • ganhos decorrentes da redução de custos com fretes, na medida em que apenas um veículo fará a retirada dos produtos, em períodos predefinidos;
  • diminuição significativa das possibilidades de roubos e furtos;
  • maior disponibilidade de recursos financeiros, tendo em vista o rápido giro dos estoques;
  • menor preocupação quanto às falhas no suprimento de materiais destinados à produção;
  • economia com alugueis de imóveis ou de armazéns, devido à menor necessidade de espaços para estocagem de produtos;
  • aprimoramento da gestão de estoques, em razão da dinâmica na reposição de mercadorias.

Esses e outros benefícios impactarão a lucratividade, a capacidade produtiva da linha de fabricação, o aperfeiçoamento operacional dos funcionários envolvidos e, em última instância, o aumento da própria competitividade da indústria.

Considerações sobre a implementação do sistema

Se por um lado o MR traz resultados positivos, por outro ele exige um planejamento bastante cuidadoso em todos os níveis: estratégico (alta administração), tático (gerentes de departamentos) e operacional (equipes de colaboradores para a execução das tarefas).

Além disso, os investimentos poderão ser elevados, na medida em que necessitará de modernos sistemas informatizados de gerenciamento e funcionários altamente treinados para a realização das funções a eles atribuídas.

As empresas de logística e transporte que venham a fazer parte do processo também terão que se adaptar ao funcionamento do sistema, o que exigirá a aplicação de recursos em veículos, tecnologia, informação, pessoal etc.

Porém, é certo que, uma vez harmonizadas as partes envolvidas na operação (fábrica, fornecedores, clientes), todos sairão ganhando, tanto em termos de lucro, como de especialização.

Este artigo forneceu informações detalhadas sobre o sistema Milk Run e seus benefícios — inclusive para firmas de logística e de transporte. Indiscutivelmente, trata-se de uma forma de gestão de estoques muito produtiva, desde que planejada com o devido zelo.

Para saber mais sobre esse e outros assuntos relacionados às atividades logísticas e de movimentação de cargas, entre em contato conosco. Estamos à disposição para fornecer a melhor solução para o seu negócio!

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